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La Alcaldía de Dosquebradas avanza en Gestión Documental

  • El Archivo Central con el acervo documental de la Administración Municipal está ubicado en el sótano del CAM.
  • Se ubicó un acopio temporal en el Campestre D para archivo de la Secretaría de Tránsito, algunos en proceso de destrucción con documentación que ya ha cumplido su tiempo de retención. 
  • Se estima que en diciembre se haga entrega de la nueva sede técnico-administrativa de Tránsito, Unidad de Fiscalización de Hacienda y Unidad del Archivo Central del Municipio de Dosquebradas.

La Administración ‘Empresa de Todos’, en cumplimiento de la Ley General de Archivo, adelanta labores de organización de archivos de gestión, capacitaciones, asesorías, planes de mejoramiento y su correspondiente seguimiento.

Así lo dio a conocer la jefe de la Oficina de Servicio y Atención, Ruby Olmos Pillina, explicó que “el Alcalde firmó un acuerdo de voluntades entre el Archivo General de la Nación y la Alcaldía de Dosquebradas, lo cual ha permitido instalar capacidades en los funcionarios y contratistas que están encargados de la organización de los archivos de gestión. Nuestro Archivo está cumpliendo con la normatividad archivística, lo que permite dar una respuesta efectiva a nuestros ciudadanos al momento en que ellos requieran información”.

Por otro lado, la funcionará mencionó que “teniendo en cuenta que el almacenamiento del Archivo Central es limitado, se contrató con una empresa la custodia de 1018 cajas, o sea, se amplió en esa cantidad de cajas el almacenamiento del archivo central”.

Adicional a ello, se aprobó un empréstito para la adquisición de la sede técnico-administrativa de Tránsito, la Unidad de Fiscalización de Hacienda y la Unidad de Archivo Central. Así lo indicó la secretaria de Tránsito y Movilidad, Ángela Jazmín Hidalgo quien anunció que “nos encontramos esperando la entrega, posiblemente para el mes de diciembre, de la nueve sede, donde el fuerte será precisamente poder garantizar todo lo que respecta con labor de archivo”.

Finalmente, Olmos recordó que “en la medición del Índice de Desempeño Institucional que lo realiza el Departamento Administrativo de la Función Pública con respecto a la Política Gestión Documental, el resultado obtenido en el 2020 fue de 88,5 puntos con relación al 2019, que se obtuvieron 77.3 puntos; lo que quiere decir que en el 2020 la gestión mejoró. También, estamos dando cumplimiento al Sistema Integrado de Conservación, ya que se hace fumigación, desinfección en el archivo central, limpieza de las estanterías y de las cajas”.

Dato de interés

La Administración Municipal adquirió el software de Gestión Documental SAIA para la digitalización de los procesos mejorando la oportunidad y el tiempo de respuesta a los usuarios.

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